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Vous vous apprêtez à envoyer un recommandé et vous souhaitez le faire par Internet ? Parfait ! Sachez du moins qu’il faudra le signer, car pour certains destinataires (banque, opérateur téléphonique, compagnie d’assurance…), votre signature conditionne la recevabilité et l’authenticité de votre lettre. Si la signature est facile à apposer sur le papier, ce n’est pas toujours le cas quand on a affaire à une lettre électronique. Mais ne vous inquiétez pas, même si l’envoi se fait par le biais d’un opérateur Internet, la pose d’une signature manuscrite au bas du document reste possible. Découvrez les moyens pour émarger facilement votre lettre recommandée électronique.
Lettre recommandée électronique : pourquoi signer ?
En matière d’envoi de courrier électronique, la signature électronique figure parmi les conditions requises pour l’intégrité de l’envoi. Toutefois, cette signature n’est pas toujours obligatoire. Pourquoi ? Parce que la preuve du dépôt électronique a la même valeur que la preuve de dépôt papier. En effet, le cachet électronique ainsi que la date de dépôt suffisent en général à authentifier l’envoi. Néanmoins, il appartient à l’expéditeur de s’informer si le destinataire de sa lettre recommandée électronique exige une signature manuelle numérisée ou pas.
Le plus souvent, l’absence de la signature n’annule pas l’authenticité d’une lettre recommandée électronique. Toutefois, il est toujours préférable de signer la lettre afin de lui donner une valeur juridique, surtout en cas de litige ou de contentieux. C’est important dans la mesure où les courriers recommandés sont généralement utilisés dans un cadre officiel ou contractuel.
Quelques sites spécialisés ne demandent votre signature électronique qu’une seule fois, pour le mandat qui l’autorisera à envoyer votre courrier en votre nom. Vous pouvez toujours vous informer sur ces conditions d’envoi en visitant les sites spécialisés de lettre recommandée électronique.
Créer votre fichier signature à partir de logiciel de dessin
Pour numériser votre signature, vous pouvez créer votre fichier de signature. Pour cela, il vous suffira de tracer à l’écran avec un stylet ou une souris votre signature. Votre signature numérique risque de ne pas être totalement fidèle à votre signature manuelle, mais il devrait suffire pour la validation et l’authentification de votre lettre recommandée électronique auprès du destinataire. Dans le cas où vous ne disposez pas d’un logiciel de dessin sophistiqué, le logiciel de manipulation d’images matricielles Paint fera très bien l’affaire. Vous pouvez sinon faire un tour sur Internet, car il existe de nombreux logiciels de dessin accessibles en ligne.
Signer une lettre recommandée avec l’aide d’un scanner
Il y a également l’option d’avoir recours à un scanner ou à une imprimante. Certains des sites des prestataires de services qualifiés pour l’envoi de lettre recommandée électronique permettent effectivement de téléverser les documents sous le format PDF ou Word. Vous pouvez retrouver toutes les exigences requises pour l’envoi d’une lettre recommandée électronique en cliquant ici.
Alors si vous avez une imprimante et un scanner sous la main, vous n’avez qu’à imprimer votre lettre, la signer, puis la scanner avant de mettre le document en ligne. Si vous n’avez pas d’imprimante, utilisez votre smartphone en téléchargeant gratuitement un logiciel de scan. Il ne vous reste qu’à signer une feuille blanche, scanner, recadrer votre signature et enregistrer le fichier en tant qu’image. Il sera d’autant plus facile d’insérer le fichier sur votre lettre recommandée électronique en tant qu’image.
Pour résumer, voici donc les étapes pour numériser votre signature manuelle et signer votre lettre recommandée électronique :
- Signez sur une feuille vierge ;
- Scannez la feuille avec votre signature ;
- Enregistrez l’image dans un fichier .jpg ou .png ;
- Recadrez l’image autour de votre signature ;
- Insérez le fichier image en bas de votre courrier.