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La planification et le suivi des activités des travailleurs mobiles est une tâche aussi fastidieuse que délicate. Encore plus s’il s’agit de prendre en charge plusieurs équipes. L’utilisation d’un outil de gestion adapté permettra de simplifier la vie des agents sur terrain et celle des responsables de l’organisation des interventions et des missions.
Les fonctions principales d’un outil de gestion des interventions
Le logiciel de gestion des interventions constitue l’outil de référence pour organiser efficacement et avec efficience le planning et le contrôle des missions confiées aux travailleurs itinérants : techniciens de maintenance, réparateurs, service après-vente à domicile, etc.
A la base, ce type d’application propose deux fonctions principales à savoir : l’organisation et le dispatching des interventions d’une part, et le reporting des interventions d’autre part. Cependant, les versions les plus complètes peuvent proposer d’autres fonctionnalités comme le suivi des stocks de produits ou de pièces de rechange, la création et l’envoi de factures, l’envoi des rapports, le suivi des interventions effectuées auprès des clients et la programmation des prochaines, l’organisation des rendez-vous, l’optimisation des tournées et même la réaffectation des tâches en cas d’urgence, etc.
Pourquoi adopter un tel logiciel ?
Le premier gros avantage du logiciel pour la gestion des interventions est indéniablement le gain de temps. Avant leur arrivée, toutes les tâches devaient être effectuées manuellement et obligeait les travailleurs mobiles et les responsables à la base à jongler avec de la paperasserie.
Cet outil rend ainsi de précieux services aux structures qui doivent gérer plusieurs agents ou plusieurs équipes de collaborateurs mobiles. Ceux qui sont équipés d’une fonction d’optimisation des tournées permettent d’organiser la prise en charge d’un nombre maximal d’intervention au quotidien. Et dans la foulée, d’améliorer les performances de l’entreprise. Par ailleurs, il existe des versions embarquées des logiciels, conçus pour être compatibles avec des terminaux mobiles (smartphone, tablette, ordinateur portable). Ils facilitent l’organisation de leurs journées, l’établissement et l’envoi de rapports journaliser aux travailleurs en déplacement.
Comment choisir votre logiciel de gestion des interventions ?
Le choix du logiciel de gestion des interventions se fera principalement suivant vos besoins et des exigences des métiers de votre entreprise. Quoi qu’il en soit, outre les fonctionnalités qu’il vous faut, vous devrez également prendre en considération la puissance et la fiabilité de l’algorithme de planification afin de limiter, voire d’éliminer, tout risque d’erreur dans l’attribution des missions et les conséquences qui peuvent en découler.
Ensuite, les éléments à ne pas négliger comprennent : la facilité de déploiement et d’utilisation, la compatibilité avec les terminaux mobiles dont sont équipés vos collaborateurs mobiles, l’évolutivité de l’outil et l’accompagnement du fournisseur en termes d’assistance technique et de services après-vente.